外部LINE連携を許可するときに決めておくこと

LINE WORKS の特徴として、社外の LINE ユーザーと直接やり取りできる点がある。顧客が個人の LINE しか持っていない場合でも、こちらは業務アカウントのまま会話できる。

現場にとっては便利な機能。一方で、業務のやり取りが社外に出ていく経路でもある。有効にするなら、許可範囲と記録の取り方をセットで決めておきたい。

許可範囲は3段階で考える

管理者画面では、外部 LINE 連携を「許可する / しない」だけでなく、対象メンバーを限定できる。判断の段階を分けると決めやすい。

最初から3を選ぶ理由はあまりない。2から始めて、必要な部署を足していくほうが管理しやすい。組織を先に整理しておくと、この指定が楽になる。

同様の制御は「外部 LINE WORKS 連携」（他社の LINE WORKS テナントとの接続）にもある。取引先が LINE WORKS を使っている場合はこちらも合わせて検討する。

社外とのやり取りが増えるほど、後から「いつ何を伝えたか」を確認する必要が出てくる。トラブル対応でも、業務の引き継ぎでも同じ。

決めておくのは次の3点。

1. 監査ログで何を追えるようにするか

管理者画面から、ログインやファイル操作などの操作ログを確認できる。何を、どのくらいの期間見られる状態にしておくかを決める。

2. トーク内容の保全をどうするか

退職や異動でアカウントを削除すると、そのメンバーのやり取りは追えなくなる。アカウントの削除前にデータをどう扱うかを、運用ルールとして先に決めておく。後から思い出したときには消えている。

3. 確認する人と頻度を決める

ログを取っていても、誰も見なければ意味がない。月次で誰が何を確認するかまで決めて、はじめて運用になる。

外部連携を許可すると、テキストだけでなくファイルも社外に出る。次の設定を合わせて確認しておく。

端末の紛失を想定するなら、閲覧期間の制限は効果が大きい。端末に残るデータの量そのものが減る。

制限をかけると、現場からは「使いにくくなった」と言われる。伝え方を変えるだけで受け取られ方が変わる。